Obvestilo o obdelavi osebnih podatkov posameznikov, ki obiščejo spletno stran 500podjetnic.si in ki se prijavijo na (ali izrazijo zanimanje za) dogodek 500 podjetnic

***

  • Upravljavec zbirke osebnih podatkov: 500 PODJETNIC, organizacija dogodkov, d.o.o., Dunajska cesta 156, 1000 Ljubljana, telefon 041 618 091, e-pošta: info@500podjetnic.si
  • Kontakti pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov (ang. DPO), če je imenovana: telefon 041 618 091, e-pošta: info@500podjetnic.si
  • Kategorije osebnih podatkov in namen obdelave osebnih podatkov:

Spodaj navajamo kategorije osebnih podatkov, ki jih o vas obdelujemo na podlagi vašega obiska naše spletne strani, izkazanega povpraševanja za naše storitve (dogodek 500 podjetnic in vse v zvezi z njim) in/ali na podlagi vaše prijave na dogodek (konferenco) 500 podjetnic.

Navedene kategorije osebnih podatkov obdelujemo predvsem za namen organizacije in izvedbe dogodka 500 podjetnic ter za izvajanje spremljajočih marketinških aktivnosti v zvezi s tem dogodkom.

  • za nakup vstopnice o vas zbiramo in obdelujemo naslednje podatke: ime, priimek, e-poštni naslov, telefon, ali kupujete kot fizična oseba, davčna številka (neobvezen podatek), naslov plačnika, podatke, ki nam jih sami sporočite ob nakupu (neobvezno), vaše podatke v zvezi z izbranim načinom plačila; te vaše podatke obdelujemo za potrebe obračuna naročil in izdaje računov, na e-naslov smo vam dolžni poslati račun in vstopnice, vašo telefonsko številko pa potrebujemo, da lahko z vami preverimo morebitne napake pri nakupu (npr. večkratni nakup vstopnic), prilagajanje glede načina plačila (npr. po predračunu, earlybird vstopnice…)…
  • za organizacijo t.im. matchmaking dogodka na samem dogodku 500 podjetnic – v kolikor se boste odločili za sodelovanje v matchmaking dogodku, nam boste posredovali določene podatke o svojem poslovanju, ki so po svoji naravi prvenstveno podatki o vašem poslovanju in nikakor ne vaši osebni, lahko pa se zgodi, da kakšen med njimi sodi tudi v kategorijo vaših osebnih podatkov (npr. e-naslov ali, če nam boste v komunikaciji z nami posredovali kakšen podatek, ki bo po svoji naravi vaš oseben), čeravno je ta dogodek namenjen izključno poslovnemu povezovanju. Vaše osebne podatke bomo tako obdelovali izjemoma in v absolutno omejenem obsegu, izključno za izvedbo tega dogodka. Te vaše osebne podatke obdelujemo na podlagi vaše privolitve. Svojo privolitev lahko kadarkoli umaknete, tako, da nam to sporočite na e-naslov info@500podjetnic.si
  • za pošiljanje našega novičnika (newsletter) o vas zbiramo in obdelujemo naslednje osebne podatke: e-naslov (obvezno) ter ime in priimek kot neobvezna podatka
  • newsletter na podlagi drugega odstavka 226 člena Zakon o elektronskih komunikacijah (ZEKom -2) pošiljamo tudi vsem, ki kupijo naše storitve (se prijavijo na dogodek 500 podjetnic ali izkažejo zanimanje(povpraševanje) zanj. Vsak izvod novičnika vam bo nudil jasno in izrecno možnost, da brezplačno in enostavno zavrnete takšno uporabo svojega elektronskega naslova, če ne boste takšne uporabe zavrnili že na začetku.
  • preko naloženih piškotkov pa o vas zbiramo in obdelujemo še naslednje podatke: katera sporočila je uporabnik odprl in katere povezave je v sporočilih kliknil, katere strani je obiskal na portalu, pretekla povpraševanja, nakupi, računi, podporni zahtevki, udeležbe na dogodkih, IP naslovi uporabnika in ID-ji piškotkov.
  • za promocijske aktivnosti – promoviranje našega dogodka in z njim povezanih aktivnosti; v ta namen bomo o vas zbirali predvsem fotografije in posnetke, na katerih se vas lahko prepozna. Dogodek 500 podjetnic je javen in medijsko pokrit. Z udeležbo na njem prevzemate možnost, da vas bodo fotografirali ali posneli ter da bo ta fotografija ali posnetek objavljena v medijih (časopisi, televizija, družbena omrežja, spletne strani organizatorja in ostalih sodelujočih…). Ne glede na javnost dogodka pa bomo poskrbeli, da bodo fotografije in posnetki opravljeni »od daleč«, morebitne profilne fotografije in bližnje posnetke pa bomo posneli na podlagi privolitve posameznika.
  • za zaščito naših pravnih interesov o vas zbiramo in nadalje obdelujemo vse navedene osebne podatke, odvisno od primera (npr. za izterjavo vaših finančnih obveznosti, za obrambo v primeru, da vi zoper nas uveljavljate svoje zahtevke…)
  • zaradi zaščite vaših življenjskih interesov o vas zelo omejeno in zelo izjemoma obdelujemo tiste vaše osebne podatke, vključno z zdravstvenimi, ki jih moramo, da zaščitimo vaše življenje ali zdravje v primeru, da sami tega v določenem trenutku ne zmorete in zgolj dokler ne zmorete oz. dokler ne preidete v oskrbo pristojnih oseb (npr. zdravstvenega osebja).
  • Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov:

Zgoraj opisane osebne podatke o vas zbiramo primarno na podlagi (aktualnega ali potencialnega – npr. povpraševanje) pogodbenega odnosa z nami (vaša udeležba na dogodku, vaš izražen interes, da se udeležite dogodka…), kar sodi pod točko b prvega odstavka 6 člena Splošne uredbe (GDPR)

V določenih primerih vaše osebne podatke obdelujemo na podlagi naših zakonitih interesov, kot npr. zaščita ali uveljavljanje naših pravnih interesov, kar sodi pod točko f prvega odstavka 6 člena DPR.

Nekatere vaše podatke pa zbiramo tudi na podlagi vaše privolitve, kar sodi pod točko a prvega odstavka 6 člena GDPR.

Kadar prevzamemo tudi funkcijo obračunavanja naročenih storitev, vaše osebne podatke zbiramo tudi na podlagi posameznih predpisov, ki veljajo za nas, npr. za izpolnjevanje davčnih predpisov (izdaja in hramba računov in druge računovodske dokumentacije)

V izjemnih primerih lahko vaše osebne podatke obdelujemo tudi na podlagi vašega življenjskega interesa (npr. v primeru zdravstvenih urgentnih situacij), vendar zgolj v primeru, da v določenem trenutku niste zmožni sami poskrbeti za svoje zdravje in izključno dokler takšno vaše stanje traja.

Tiste vaše osebne podatke, ki jih zbiramo na podlagi našega aktualnega ali potencialnega pogodbenega sodelovanja (torej tiste osebne podatke ki jih od vas zbiramo, da lahko za vas izvedemo posamezno storitev, ki jo želite naročiti, ali da vam odgovorimo na povpraševanje o posamezni storitvi, ki jo nudimo), nam morate zagotoviti, sicer vam storitve ne bomo mogli nuditi, niti odgovoriti na vaše povpraševanje.

Podobno velja za tiste osebne podatke, ki jih od vas zbiramo zaradi izpolnjevanja naših zakonskih obveznosti (to je obveznosti, ki jih moramo izpolniti po zakonu). Tudi v tem primeru naše sodelovanje ne bo mogoče, v kolikor nam ne boste posredovali zahtevanih osebnih podatkov.

  • Obrazložitev zakonitih interesov[1]: varnost ljudi in premoženja in zaščita upravljavčevih pravnih interesov

Upravljavec osebne podatke obdeluje na podlagi svojega zakonitega interesa, za katere si Upravljavec prizadeva, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov. Upravljavec pred obdelavo osebnih podatkov na podlagi zakonitega interesa izvede oceno učinka (LIA)

  • Uporabniki ali kategorije uporabnikov[2] osebnih podatkov, če obstajajo: 
    Vaše osebne podatke bomo izključno v obsegu, ki je potreben za izvedbo posamezne storitve, posredovali ponudnikom hrane in pijače, ki sodelujejo z nami v okviru posameznega dogodka (npr. zaradi alergij), našim izvajalcem dodatnih in dopolnilnih storitev, zunanjemu računovodstvu, ki izdaja račune za opravljene storitve, zavarovalnicam, državnim organom, organom lokalne skupnosti, prekrškovnim organom, sodiščem in drugim subjektom (npr. zunanjim sodelavcem, organizatorjem dogodka, če so zunanji sodelavci, za CRM, e-mail marketing sistem in sistem za marketinško avtomatizacijo …). Vaše osebne podatke posredujemo tudi Skupnosti Slovenskih Podjetnic.

Vsi pogodbenim obdelovalci osebnih podatkov imajo z upravljavcem sklenjeno pogodbo o obdelavi osebnih podatkov, ki določa, da lahko podatke obdelujejo izključno v okviru upravljavčevih navodil in pooblastil in jih zavezuje k zagotavljanju ustrezne ravni varstva osebnih podatkov.

  • Informacije o prenosih osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo:
    Upravljavec lahko posreduje osebne podatke digitalnim oglaševalskim platformam (Google, Facebook, Youtube, Instagram, LinkedIn in podobno) in uporablja njihove piškotke, ki upravljavcu omogočajo oblikovanje bolj natančnih segmentov, prikazovanje targetiranih oglasov in ponovno trženje. S tem uporabnik dobi bolj relevantne oglase na teh platformah s strani upravljavca.

Upravljavec praviloma ne iznaša vaših osebnih podatkov izven EU in sprejema vse razumne ukrepe, da do tega ne prihaja. V kolikor do prenosa vseeno pride, je to prenos v ZDA, pretok podatkov med EU in ZDA pa je Evropska komisija s sklepom ocenila za varen in zaupanja vreden.

  • Obdobje hrambe osebnih podatkov ali, kadar to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja:
    Vaše osebne podatke bomo obdelovali zgolj v obsegu, ki je potreben za uresničevanje namenov obdelave in dokler bo to potrebno za dosego uresničitev teh namenov.

Osebne podatke obdelujemo do izpolnitve namena, za katerega so bili zbrani, zlasti, kadar je obdelava osebnih podatkov potrebna zaradi ali v zvezi s sklenjeno pogodbo z nami, razen v primerih, ko je rok hrambe osebnih podatkov predpisan z zakonom. V teh primerih vaše osebne podatke hranimo  v skladu z zakonskimi določili.

Osebne podatke, ki jih zberemo in nadalje obdelujemo izključno na podlagi vaše privolitve, bomo v primeru preklica privolitve, prenehali obdelovati s preklicem.

V kolikor ni s to politiko zasebnosti ali drugimi zakonskimi, podzakonskimi ali internimi akti določeno drugače, se šteje, da je namen obdelave osebnih podatkov dosežen, ko preteče najdaljši zastaralni rok za uveljavljanje ali obrambo zahtevkov iz posameznega dejanskega stanja (splošni zastaralni rok je 5 let, izjemoma so krajši – 1 ali 3 leta, ali daljši – 10 let).

Po preteku obdobja hrambe vaše podatke izbrišemo oz. anonimiziramo.

 

  • Informacije o obstoju pravic posameznika, da lahko zahteva dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev, ali obstoj pravice do ugovora obdelavi in pravice do prenosljivosti podatkov: S pisno zahtevo, poslano na naslov Upravljavca ali po e-pošti na naslov info@500podjetnic.si lahko posameznik zahteva dostop, dopolnitev, popravek, blokiranje oz. omejitev obdelave ali izbris osebnih podatkov, ugovarja obdelavi podatkov, ki se obdelujejo v zvezi z njim ter zahteva prenos podatkov. O zahtevi posameznika bo upravljavec odločal glede na pravno podlago, ki je bila podlaga za obdelavo posameznega osebnega podatka.
  • Informacija o pravici do preklica privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi: Privolitev lahko kadar koli prekličete, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave podatkov, ki se je na podlagi privolitve izvajala do njenega preklica.
  • Informacija o pravici do vložitve pritožbe pri nadzornem organu: Pritožbo lahko podate  Informacijskemu pooblaščencu (naslov: Dunajska 22, 1000 Ljubljana, e-naslov: gp.ip@ip-rs.si telefon: 012309730, spletna stran: www.ip-rs.si).
  • Informacije o obstoju avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki: N/A

[1] Točka (f) člena 6(1) Splošne uredbe.

[2] Točka (9) člena 4 Splošne uredbe.